Und die Reise geht weiter… Nach meinem ersten Stopp im “Berufsalltag Gastronomie” begebe ich mich weiter auf Erkundungstour durch die VGH Berufswelten. Heute sind Sie herzlich eingeladen, mir in unsere Kommandozentrale zu folgen. Und nein, hier ist nicht die Vorstandsetage gemeint,  sondern unser VGH Empfang!

Beam me up, Scotty!

Warum ich den Begriff “Kommandozentrale” gewählt habe? Meine Vorstellung vom Arbeitstag beim Empfang war ungefähr so: Gut gelaunt die Aussicht genießen, alle Mitarbeiter fröhlich begrüßen und hier und da ein wenig plaudern, Besucher registrieren, Schlüssel rausgeben und allerlei Tore und Türen für allerlei Menschen und Fahrzeuge öffnen und schließen. Weit gefehlt! Hier laufen alle Fäden zusammen. Und zwar ganz diskret und so glatt, dass man von außen gar nichts davon mitbekommt. Die Kollegen müssen ständig – das bedeutet 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche – genau wissen, was, wo und wann in all unseren Häusern los ist. Ständig blinkt und piept es von allen Seiten und darf nicht ignoriert werden. Jeder Rauchmelder, jedes Schloss, jedes Tor und sogar die Beleuchtung sind vernetzt und melden sich, wenn etwas nicht stimmt. Die Kollegen am Empfang müssen die aktuelle Lage stets korrekt einschätzen und bei Bedarf schnell reagieren. Dass sie dabei überhaupt noch Zeit haben, jeden (!) zu begrüßen und freundlich willkommen zu heißen, ist eigentlich schon ein Wunder.

Der VGH Empfang: Ansprechpartner für alle

Um mir einen Überblick der Aufgaben zu verschaffen, war ein Tag viel zu kurz. Selbst die Strukturierung dieses Reiseberichts ist mir angesichts der Vielfalt der verschiedenen Aufgaben denkbar schwer gefallen :). Eine große Aufgabe ist es, Ansprechpartner zu sein. Für wen? Eigentlich alle…

Folgende Zielgruppen nutzen die Ansprechpartner-Funktion:

• Mitarbeiter: Hinterlassen Nachrichten/ Gegenstände, suchen die Fundgrube auf, brauchen Schlüssel für Technik, freuen sich über die Regenschirmausgabe, möchten in die Tiefgarage… und auch unsere Haustechniker sind regelmäßig zu Besuch.
• Externe Dienstleister: Die Reinigungsfirma wird registriert und kriegt allerlei Schlüssel. Das sind die Damen und Herren, die hier alles so schön blitzblank halten. Handwerker werden ebenfalls registriert und koordiniert.
• Besucher: Suchen ihre jeweiligen Terminpartner im Haus, Räume, Garderobe etc. werden ggf. auch begleitet.
• Kunden: Auch Kunden kommen manchmal in unser Haupthaus. Sie finden hier gleich zu Beginn freundliche Hilfe und werden dann vom Kundenservice betreut.
• Abenteurer: Wem das Abenteuer Arbeit noch nicht reicht, kann hier auch gerne auf seiner Geocaching Tour vorbeischauen. Die VGH hat nämlich direkt neben dem Eingang einen Geocaching Punkt. Aber auch Durchreisende haben manchmal Fragen zur Umgebung oder dem Parkplatz.

Der VGH-Empfang als Gastgeber

Die Kollegen vom Empfang sind auch gefragt, wenn in unseren Häusern Veranstaltungen stattfinden. Von Tagungen, Sitzungen, Foren über Pressekonferenzen, Zukunftstagen bis hin zu Vernissagen und Feiern – auch hier ist die Vielfalt groß. Gleiches gilt für die Teilnehmer: Künstler und Interessierte, Kinder und Eltern, Aufsichtsräte, Fachexperten und Politiker, sie alle werden am Empfang willkommen geheißen. Fragen werden beantwortet, Wünsche bestmöglich erfüllt und für ein freundliches Gespräch ist auch immer Zeit.

Der VGH Empfang als Security-Einheit

Bei dem Thema Sicherheit geht es ins Detail. Für allerlei Notfälle existieren Handlungsleitfäden und Szenarien, die die Kollegen immer im Kopf haben. Ersthelfer und Feuerwehrmänner erhalten hier im Notfall sofort präzise Informationen, Raum- und Ablaufpläne. In den Schränken hinter dem Tresen verbirgt sich eine Kontrollanlage für unsere Rauchmelder und Sprinkleranlagen. Ein bisschen NASA-Feeling kommt da schon rüber :). Die Gebäude sind rund um die Uhr an sieben Tagen der Woche besetzt. Nachts werden sogar regelmäßig Rundgänge durch alle Räume gemacht. Das kann auch einige Stunden dauern! Die Ausgänge sind automatisch gesichert – auch das wird sowohl am PC als auch vor Ort überprüft. Wenn ein Rauchmelder oder eine andere Anlage etwas registriert oder ausfällt, erfolgt ein akustisches und/ oder visuelles Signal. Und das eigentlich ständig. Da gilt es ruhig zu bleiben, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen und zu reagieren. Denn die erste Einschätzung kommt immer vom Empfang. Und meistens ist es auch nichts Wildes. Umso schwieriger finde ich es, den Ernstfall dann nicht zu verpassen.

Multi Tasking par Excellence!

Alles was ich bisher geschildert habe, passiert jeden Tag – und zwar gleichzeitig! Dazu geschehen noch viele andere Dinge.

Beispiel Nummer Eins: Die Mitarbeiter persönlich begrüßen, parallel einen Alarm einschätzen, mit der linken Hand einen Schlüssel reichen (die Kollegen vom Empfang  wissen schon welchen, bevor man den Mund aufmacht… woher??), mit der rechten Hand die Pforte drücken, damit der Besucher mit dem Rollkoffer, ohne stehen zu bleiben, weitergehen kann (den hat man 5 Minuten zuvor draußen schon kommen sehen), und dann noch ans Telefon gehen, freundlich weiterhelfen, das Tiefgaragentor öffnen und – ach, da kommt die Gaby, noch einen freundlichen Plausch halten. Dieser Handlungsstrom passiert in ungefähr einer Minute. In fast jeder Minute. An jedem Werktag.  Mal eben aus dem Fenster starren und die Aussicht genießen? Kommt wahrscheinlich doch nicht so oft vor.

Beispiel Nummer zwei: Ich hatte neben meiner Recherche natürlich auch eine Aufgabe bei meinem Besuch. Schließlich wollte ich doch das Arbeitsleben der Kollegen so richtig kennenlernen. Etwas erstaunt war ich, dass sich meine Aufgabe so einfach anhörte. Die Pforte öffnen. Also im Prinzip einen Knopf drücken. “Meinen Knopf” nenne ich ihn seither liebevoll. “Aber locker!”, dachte ich. Das Resultat: Ich bin kläglich gescheitert. Denn die Pforte ist eine Möglichkeit, auch ohne Drehkreuz in die Firma zu kommen. Zum Beispiel wenn man einen Koffer hat, eine große Tasche, einen Rollstuhl, ein Tablett etc. Trotzdem dürfen nur Zugangsberechtigte ohne Anmeldung durchrauschen. Das heißt, man muss alle möglichen Pfortensituationen vorzeitig erkennen (z.B. draußen am Eingang, am Rollengeräusch von Koffern und Taschen (die sieht man hinter dem großen Tresen nämlich nicht)…und das obwohl man gerade telefoniert, oder mit einem Besucher spricht, oder mit etwas anderem eben voll beschäftigt ist. Die Kollegen vom Empfang kriegen das trotzdem hin. Denn sie kennen wirklich jeden und können die Situation blitzschnell einschätzen. Und ich muss noch üben. Der Satz “Anastasia, dein Knopf bitte!” schallte nämlich recht oft an meinem Besuchstag durch die Eingangshalle.

Fazit

Tja, ich glaube, ich brauche gar nicht mehr viel sagen. Ich denke, wir alle haben nun einen sehr kleinen aber wertvollen Einblick in das erhalten, was täglich vor und hinter den Kulissen des Empfangs passiert. Damit alles reibungslos läuft und wir gar nichts davon merken. Und als einen letzten Eindruck habe ich noch die andere Perspektive auf unsere Firma mitgebracht: Von hinter dem Tresen. Ganz hübsch oder ?

Mein Name ist Anastasia Suprun und ich bin seit 2007 bei der VGH: Begonnen habe ich als duale Bachelor-Studentin im Versicherungsbereich. Ich habe mich schnell auf Kapitalanlagen und Finanzen spezialisiert und bin heute in der IT-Koordination im Lebensversicherungsbereich tätig. Parallel bilde ich mich zur Projektleiterin weiter.

Anastasia S.