Mein Name ist Alexandra, aber alle nennen mich Alex. Ich bin Veranstaltungsmanagerin und arbeite in der Unternehmenskommunikation der VGH Versicherungen in Hannover. Was ich da den ganzen Tag so mache und warum ich meinen Job liebe, liest du in diesem Blogbeitrag.
Veranstaltungsmanagerin in einer Versicherung?
Zugegeben, dieser Zusammenhang erschließt sich einem nicht unbedingt sofort. Wenn man aber mal darüber nachdenkt, wie viele Veranstaltungen die VGH Versicherungen jedes Jahr ausrichten, wird schnell klar, dass man hier für Planung und Organisation ein paar Profis braucht. Deshalb bin ich auch nicht alleine auf weiter Flur, sondern werde von meinen Kolleginnen im Bereich Veranstaltungsmanagement unterstützt.
Viele Veranstaltungen, viel Abwechslung
Im Veranstaltungssaal der VGH Versicherungen in Hannover ist immer was los: Hier finden über das Jahr hinweg viele interne und externe Events statt wie zum Beispiel der Ehrenamtspreis Mitte November, von dem ich euch ein paar Bilder mitgebracht habe, der VGH-Zukunftstag, die Auftaktveranstaltung vom Literaturfest Niedersachsen der VGH-Stiftung und viele, viele mehr.
Manchmal vermieten wir die Räumlichkeiten auch an Non-Profit-Organisationen, die hier ihre eigenen Veranstaltungen durchführen. Andere VGH-Events wie zum Beispiel der Hindernislauf VGH-Steelman, der VGH-Fotopreis oder unser Betriebsfest organisieren wir an unterschiedlichen Orten.
Geplant werden müssen alle Events gleichermaßen – und zwar von A-Z! Dafür sind meine Kolleginnen und ich da. Von der 1. Konzeption, Auswahl der Location, der Einladung der Gäste und der Bestuhlung über die Technik und das Catering bis hin zur Buchung von Sprechern, Moderatoren und Bands reicht dabei das Spektrum unserer Tätigkeit.
Einen genauen zeitlichen und inhaltlichen Ablaufplan erstellen wir für die Veranstaltung natürlich auch und stimmen ihn im Vorfeld mit allen Verantwortlichen ab. Wir holen Angebote ein, planen Budgets und beraten uns mit den Kollegen der internen und externen Kommunikation zu Werbemitteln und Presseinformationen.
Als Ansprechpartnerin immer vor Ort
Während der Veranstaltung bin ich natürlich vor Ort und habe alles im Blick:
- Macht die Technik, was sie soll?
- Hört man die Sprecher auf der Bühne auch in den hintersten Reihen gut?
- Werden Essen und Getränke rechtzeitig bereitgestellt?
- Läuft das Programm gemäß Zeitplan ab?
- Gibt es Gäste mit Bewegungseinschränkungen, die vielleicht Hilfe brauchen? Finden alle den Weg zur Garderobe?
Wenn mal eine Kleinigkeit nicht ganz rund läuft, schaue ich, wie ich das Problem möglichst schnell beheben kann, improvisiere oder suche eine Alternative. Zum Glück haben wir richtig viel Erfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und auch die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern vom Catering, dem Veranstaltungstechniker, unseren freundlichen Herren am Empfang und den Reinigungskräften läuft seit vielen Jahren ideal. Einen großen Anteil daran hat auch unsere Hausdame Andrea, genannt „Abi“, die immer alle Fäden in der Hand hat.
Halb Eventmanagerin, halb Mama
Dank der vielen helfenden Hände und dem kollegialen Arbeitsklima haben wir bisher immer alles geschafft, was wir auf dem Zettel hatten. Mir bleibt trotz eines ziemlich straffen Zeitplans und der engen Taktung der Veranstaltungen sogar noch ausreichend Familienzeit über.
Ich habe zwei Kinder und die will ich natürlich auch ab und zu mal sehen. Deshalb habe ich mich für eine halbe Stelle entschieden. So kann ich Familie und Beruf gut vereinbaren. Natürlich gibt es manchmal Zeiten, in denen eine Seite etwas zu kurz kommt, aber das kann ich eigentlich meist wieder ausgleichen. Auch dank meiner Kollegen, die mir den Rücken freihalten, wenn mal ein Kind krank ist und ich ungeplant einen Urlaubstag einlegen muss.
Die Abwechslung im Berufsalltag und die Kollegen sind es, warum ich meinen Job als Veranstaltungmanagerin bei der VGH liebe.