VGH ePostfach: Wir machen Schluss mit dem Papierkram

Versicherungsunterlagen, der Fitnessstudio-Vertrag oder die Telefonrechnung – jeder von uns hat eine Menge Papierkram zu bearbeiten. Und wer weiß schon immer genau, wo er was abgeheftet hat und findet sofort, wonach er sucht?! Mit dem neuen ePostfach haben wir Antworten darauf gefunden.

Wir, das sind Anouk und Milena, möchten dir heute von unserem neusten Projekt berichten: Dem VGH ePostfach. Zusammen mit Kai, Sebastian und vielen Kollegen stellen wir ein starkes, motiviertes Team. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, dem Papierkram ein Ende zu bereiten – und unseren Kunden einen neuen Service zu bieten. Mit dem Postfach kannst du deine Dokumente per App super easy verwalten und übersichtlich archivieren. Heute erzählen wir dir alles über den Entwicklungsprozess – von der Idee bis zum erfolgreichen Launch. 🙂

Alles digital, oder was?

Der digitale Versand, die digitale Unterschrift und die digitale Archivierung sind bei uns im Hause schon lange vor der Entwicklung des ePostfachs immer wieder im Gespräch gewesen. Denn nicht nur die Versicherungswelt, sondern fast jede Branche befindet sich momentan in einem Zwischenstadium: Wir sind mit Vollgas Richtung Digitalisierung unterwegs, aber eben noch nicht komplett angekommen. Eine Menge Informationen und Dokumente stellen wir unseren Kunden bereits digital zur Verfügung. Auf den Versand von Briefpost können wir allerdings in vielen Fällen noch nicht verzichten. Genau hier greift das ePostfach der VGH und vereint die Papierwelt mit der digitalen Zukunft. Das funktioniert ganz einfach über eine App, die seit Mitte August zur Verfügung steht.

Unterwegs auf neuen Pfaden

Der Weg zum digitalen Postfach war für uns neu. Wir haben gemeinsam das Projekt geleitet und hierarchieübergreifend zusammengearbeitet. Alles lief immer auf Augenhöhe ab. Hier und da haben wir weitere Mitarbeiter aus anderen Bereichen ins Boot geholt, die uns mit ihrem Wissen und ihren Fähigkeiten unterstützten. So war das letzte Jahr für uns ganz schön stressig, aber auch mega spannend. Wir hatten viel Verantwortung und haben eine Menge dazugelernt. Da soll noch mal einer sagen, ein Job bei einer Versicherung wäre nicht abwechslungsreich! 😉

Das VGH ePostfach: eine Idee erobert Niedersachsen

Mit dem Launch des VGH ePostfachs ist unsere Arbeit aber noch lange nicht getan: Aktuell touren wir gerade durch Niedersachsen, um VGH-Mitarbeiter und VGH-Vertretungen rund um das ePostfach zu schulen. Denn die sollen ja am Ende unsere Kunden für die digitale Archivierung begeistern. Das bedarf meist auch gar nicht vieler Worte, denn unsere ePostfach-App ist total intuitiv. Ich sag immer: “Probier’ sie es einfach mal aus.” Wenn ich dann nur noch ein staunendes “Aaaah” oder anerkennendes “Wow” höre, sind wir immer stolz auf die Leistung unseres Teams.

Was das ePostfach der VGH alles kann

Das digitale Postfach der VGH ist kostenlos und bietet viele Vorteile: Von nun an erhältst du deine VGH-Post direkt elektronisch. Somit läuft die Kommunikation viel schneller, da der Postweg entfällt. Auch andere Dokumente kannst du in der App ablegen. Dafür machst mit deinem Smartphone einfach ein Bild von deinem Schriftstück und lädst es hoch. Nun ist es in einer sicheren Cloud gespeichert und du kannst es verschiedenen Kategorien zuordnen. Das ist wie Ablegen in Schubladen oder Abheften in Ordner – nur ohne Papierkram. Richte dir zum Beispiel in der App Kategorien ein mit Bezeichnungen wie “Versicherungen”, “Studium”, “Kochrezepte” oder was du sonst gerne schnell digital zur Hand hast. Schon hast du einfach und übersichtlich deine Dokumente jederzeit griffbereit.

Noch Fragen zum kostenlosen ePostfach der VGH?

Alle Informationen zum ePostfach haben wir hier für dich zusammengestellt. Du kannst dich dort auch gleich anmelden. Außerdem haben wir einen kleinen Informationsfilm für dich gedreht:

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Das sagen die beteiligten Abteilungsleiter

Nachdem das Thema elektronischer Versand und elektronische Unterschrift oft im Haus betrachtet, aber nie bis zum Erfolg gebracht wurde, war ich sehr beeindruckt, wie leidenschaftlich sich unser Team der Herausforderung bezüglich des ePostfachs gewidmet hat. Jeder hat seine Kompetenzen voll eingebracht.
Sebastian M. – Abteilungsleiter Vertrieb Technik Digitalisierung

Wir sind mit dem Projektverlauf und -ergebnis sehr zufrieden. Uns ist es gelungen mit diesem Projekt einen wichtigen Grundstein im Rahmen unserer Digitalisierungsstrategie zu legen. Was ich an dem Projekt besonders bemerkenswert finde, ist die tolle Zusammenarbeit über alle Hierarchien und Zuständigkeiten – fachlich und technisch – über die Grenzen der Unternehmen. Wir haben gemeinsam ein tolles gemeinsames Produkt geschaffen.”
Kai K. – Abteilungsleiter Anwendungsentwicklung-Digitalisierung

Hallo, ich bin Milena und wohne in Hannover. In der VGH arbeite ich als Projektleiterin und war gemeinsam mit meiner Kollegin Anouk für das VGH ePostfach zuständig.

Milena R.